5 handige tips om orde te scheppen in Outlook

Een overvolle inbox, belangrijke e-mails die verdwijnen tussen nieuwsbrieven, en eindeloze notificaties... Outlook is voor veel mensen hét dagelijkse communicatiekanaal, maar zonder structuur wordt het snel onoverzichtelijk. Gelukkig heeft Outlook meer in huis dan je denkt. In deze blog geven we 5 praktische tips waarmee je weer grip krijgt op je inbox en efficiënter werkt.

1. Werk met categorieën en kleurcodes

Gebruik de ingebouwde categorieën in Outlook om e-mails visueel te ordenen op onderwerp, prioriteit of type taak. Je kunt de categorieën hernoemen (bijv. "Belangrijk", "Facturen", "Actie vereist") en per e-mail één of meerdere categorieën toekennen. De kleurcodering maakt het overzicht in je inbox of agenda direct visueel aantrekkelijker en duidelijker.

2. Gebruik regels om je inbox automatisch te sorteren

Met de functie ‘Regels’ in Outlook kun je e-mails automatisch laten verplaatsen naar specifieke mappen op basis van afzender, onderwerp of trefwoorden. Denk aan: facturen die direct in de map "Boekhouding" terechtkomen of nieuwsbrieven die in een aparte leesmap belanden. Zo houd je je hoofdmap schoon en overzichtelijk.

3. Stel herinneringen in met vlaggen en taken

Is een e-mail ook een actiepunt? Vink hem niet alleen aan als gelezen, maar gebruik de optie “Vlag voor opvolging”. Outlook voegt deze automatisch toe aan je takenlijst. Je kunt ook een herinneringsdatum instellen zodat je niets vergeet. Voor drukbezette professionals is dit een krachtige manier om prioriteiten te bewaken zonder dat belangrijke e-mails wegzakken.

4. Plan vaste momenten voor e-mailcontrole

Laat je niet de hele dag afleiden door binnenkomende e-mails. Plan vaste momenten (bijv. 09:00, 12:00 en 15:30 uur) om je inbox te controleren en meld notificaties tijdelijk uit. Hierdoor behoud je de regie over je werkdag en werk je productiever. Je kunt eventueel gebruikmaken van de "Niet storen"-functie in Outlook of Microsoft Teams voor extra focus.

5. Maak slim gebruik van Snelle stappen

Met ‘Snelle stappen’ kun je veelvoorkomende handelingen met één klik uitvoeren. Denk aan: e-mails verplaatsen naar een map, markeren als gelezen én doorsturen naar een collega, allemaal in één handeling. Je vindt deze functie op het tabblad ‘Start’. Ideaal voor iedereen die tijd wil besparen en repetitieve acties wil automatiseren.

Meer overzicht in Outlook = meer rust in je werkdag

Outlook is meer dan alleen een e-mailprogramma. Het biedt krachtige tools om structuur, rust en efficiëntie aan te brengen in je dagelijkse werkzaamheden. Door slim gebruik te maken van deze functies, houd je je inbox onder controle en voorkom je onnodige stress of gemiste deadlines.

Wil je jouw team helpen om slimmer te werken met Outlook of Microsoft 365? Bij IT Company bieden we trainingen en advies op maat om e-mailbeheer, agenda’s en samenwerkingstools optimaal in te zetten.