Veilige IT voor Smids & Schakel Accountants & Adviseurs

Als accountantskantoor werkt Smids & Schakel Accountants & Adviseurs dagelijks met vertrouwelijke financiële gegevens. Een veilige, stabiele en moderne IT-omgeving is daarom essentieel. Om medewerkers optimaal te ondersteunen, werkt de organisatie samen met IT Company.

Met Workplace 365 als centrale digitale werkplek, gecombineerd met Microsoft 365 en applicaties zoals Microsoft Intune, Microsoft Teams en Microsoft SharePoint, beschikt Smids & Schakel over een toekomstbestendige werkomgeving waarin veilig en efficiënt werken centraal staat.

Voor Peter de Vries, intern IT-verantwoordelijke bij Smids & Schakel Accountants & Adviseurs, betekent de samenwerking vooral meer rust, professionele achtervang en minder tijd besteden aan het dagelijkse IT-beheer.

Gezamenlijk IT-beheer zorgt voor ontzorging en continuïteit

Sinds IT Company het IT-beheer samen met Peter verzorgt, is de dagelijkse werkdruk op IT-gebied aanzienlijk afgenomen. IT Company ondersteunt onder andere bij patchmanagement, software-updates, het beheer van werkplekken en het oplossen van complexe IT-problemen.

“IT Company neemt ons veel werk uit handen. Denk aan patchmanagement, software-updates en het oplossen van complexe IT-vraagstukken. Daarnaast is het prettig dat er altijd een deskundige achtervang is wanneer ik afwezig ben.”

Peter omschrijft de samenwerking als professioneel, betrokken en oplossingsgericht. Meldingen worden snel opgepakt en IT Company denkt actief mee over structurele verbeteringen, nieuwe mogelijkheden en het verder versterken van de cyberweerbaarheid. Daarmee gaat de dienstverlening verder dan het afzonderlijk afhandelen van tickets.

Persoonlijke helpdeskondersteuning wanneer dat nodig is

Een goed bereikbare en deskundige IT-helpdesk is voor Smids & Schakel onmisbaar. De communicatie is duidelijk, openstaande punten worden goed teruggekoppeld en urgente situaties worden pragmatisch opgelost. Indien nodig gebeurt dat ook buiten de reguliere kantooruren.

“Er is altijd iemand bereikbaar. We krijgen duidelijke terugkoppelingen en urgente zaken worden snel opgelost, ook wanneer dat buiten kantooruren nodig is.”

Een concreet voorbeeld deed zich voor tijdens de vakantie van Peter. Er moest een nieuwe medewerker worden aangemaakt en ingericht. De helpdesk nam dit zelfstandig over, zodat de medewerker tijdig kon beginnen en de organisatie geen vertraging opliep.

Workplace 365 als veilige digitale werkplek voor accountants

Smids & Schakel werkt met Workplace 365. Binnen deze digitale werkplek hebben medewerkers toegang tot de applicaties, documenten en informatie die zij voor hun dagelijkse werkzaamheden nodig hebben.

Workplace 365 wordt gecombineerd met Microsoft 365 en Microsoft Intune. Met Intune kunnen apparaten, instellingen en beveiligingsbeleid centraal worden beheerd. Microsoft Teams wordt binnen de organisatie voornamelijk gebruikt voor online vergaderingen, terwijl Microsoft SharePoint de centrale omgeving vormt voor klantdossiers en documenten.

SharePoint vervangt de traditionele fileserver

Smids & Schakel gebruikt  Microsoft SharePoint als centrale opslagplaats voor klantdossiers. De organisatie gebruikt hierdoor geen traditionele fileserver meer. Alle data en documenten worden centraal opgeslagen binnen SharePoint.

Toegangsrechten kunnen per afdeling worden ingesteld, terwijl versiebeheer ervoor zorgt dat wijzigingen aan documenten worden vastgelegd. Dit maakt het eenvoudiger om eerdere versies terug te vinden en ondersteunt de audit trails die belangrijk zijn bij kwaliteitscontroles binnen een accountantskantoor.

Doordat SharePoint onderdeel is van Microsoft 365, sluiten documenten, applicaties en gebruikersaccounts goed op elkaar aan. Medewerkers kunnen bestanden sneller vinden en beschikken over één centrale bron voor actuele klantinformatie.

Microsoft 365 Copilot ondersteunt teksten en financiële data-analyse

Smids & Schakel zet ook de eerste stappen met Microsoft 365 Copilot. De medewerkers die er momenteel mee werken, ervaren Copilot als een waardevolle digitale assistent en gebruiken de toepassing dagelijks.

Microsoft 365 Copilot wordt onder andere ingezet voor het opstellen van conceptteksten, het maken van samenvattingen en het visualiseren van data. Een concreet voorbeeld is het analyseren van financiële gegevens uit complexe spreadsheets. Copilot helpt om grote hoeveelheden informatie samen te vatten en om te zetten in een overzichtelijk dashboard.

Ook de combinatie van Copilot met SharePoint biedt mogelijkheden. Gebruikers kunnen sneller zoeken naar relevante documenten en opgeslagen dossiers eenvoudiger laten samenvatten. Hierdoor besteden medewerkers minder tijd aan zoeken en verwerken en houden zij meer tijd over voor advies en persoonlijk klantcontact.

“Begin klein en laat je goed informeren over de mogelijkheden. Kijk ook hoe organisaties binnen je eigen branche Microsoft Copilot inzetten.”

Virtuele pentest versterkt de cyberweerbaarheid

Naast efficiënt werken is informatiebeveiliging een belangrijk aandachtspunt voor Smids & Schakel. Daarom liet het accountantskantoor een virtuele pentest uitvoeren. De aanleiding was het verder versterken van de cyberweerbaarheid en het ondersteunen van de eisen die onder andere door cyberverzekeraars worden gesteld.

Vooraf waren er geen concrete aanwijzingen dat de beveiliging onvoldoende was. De pentest bood vooral een onafhankelijke controle van de bestaande inrichting. De uitkomsten bevestigden dat de basis goed op orde was, maar brachten ook enkele verbeterpunten aan het licht waaraan vooraf niet was gedacht.

“De uitkomsten bevestigden dat onze basis goed op orde is. Tegelijkertijd kwamen er verbeterpunten naar voren waar we zelf niet aan hadden gedacht.”

De test werd volledig virtueel uitgevoerd en had geen merkbare invloed op de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers ondervonden geen hinder. Na afloop werden de aanpak, bevindingen en verbeterpunten helder teruggekoppeld. IT Company ondersteunt vervolgens bij het uitvoeren van de aanbevolen maatregelen.

Het resultaat: een veilige en toekomstbestendige IT-omgeving

De samenwerking tussen Smids & Schakel Accountants & Adviseurs en IT Company gaat verder dan alleen technisch beheer. De combinatie van Workplace 365, Microsoft 365, Intune, Teams, SharePoint, Microsoft 365 Copilot, proactieve ondersteuning en cybersecurity zorgt voor een moderne digitale werkplek die veilig, efficiënt en beheersbaar is.

De belangrijkste resultaten van de samenwerking zijn:

• Minder belasting voor de interne IT-verantwoordelijke
• Deskundige achtervang tijdens afwezigheid en vakantie
• Centraal patchmanagement en tijdige software-updates
• Snelle en duidelijk bereikbare helpdeskondersteuning
• Veilig apparaatbeheer via Microsoft Intune
• Centrale dossieropslag en versiebeheer in SharePoint
• Geen traditionele fileserver meer nodig
• Tijdwinst met Microsoft 365 Copilot
• Meer inzicht in cyberrisico’s door een virtuele pentest

Advies voor andere accountantskantoren

Voor accountantskantoren die hun IT-omgeving willen verbeteren, adviseert Peter om te beginnen met een praktische nulmeting. Daarbij moet onder andere worden gekeken naar patchmanagement, gebruikersidentiteiten, multi-factor authenticatie, e-mailbeveiliging en endpointbeveiliging.

Daarnaast is het verstandig om periodiek een pentest te laten uitvoeren. Daarmee wordt niet alleen gecontroleerd of bestaande maatregelen goed zijn ingericht, maar kunnen ook risico’s worden ontdekt die tijdens het dagelijkse beheer minder snel zichtbaar worden.

Waarom Smids & Schakel IT Company aanbeveelt

Op de vraag of Peter IT Company zou aanbevelen aan andere accountantskantoren en mkb-organisaties, is zijn antwoord duidelijk:

“Zeker. Vanwege de betrokken support, de goede bereikbaarheid, de kennis van IT en de heldere communicatie zouden wij IT Company absoluut aanbevelen aan andere mkb-organisaties.”